Saat mengurus dokumen penting untuk keperluan luar negeri—seperti pendaftaran universitas, visa imigrasi, hingga ekspansi bisnis internasional—Anda sering kali diminta menyerahkan dokumen hasil terjemahan. Namun, persyaratan dari instansi tujuan kerap menggunakan istilah yang membingungkan: Terjemahan Bersertifikat (Certified Translation), Terjemahan Notaris (Notarized Translation), dan Terjemahan Tersumpah (Sworn Translation).
Meskipun terlihat serupa, ketiganya memiliki fungsi, kekuatan hukum, dan proses pembuatan yang berbeda. Memahami perbedaannya sangat penting agar dokumen Anda tidak ditolak oleh pihak berwenang.
Ringkasan Perbedaan Utama
| Kriteria | Terjemahan Bersertifikat (Certified) | Terjemahan Notaris (Notarized) | Terjemahan Tersumpah (Sworn) |
| Pengerjaan | Penerjemah profesional / Agen terjemahan | Penerjemah + Disaksikan Notaris | Penerjemah Tersumpah bersertifikat resmi |
| Fokus Utama | Akurasi isi terjemahan | Validitas identitas pembuat dokumen | Keabsahan hukum isi & status penerjemah |
| Tanda Tangan/Cap | Pernyataan resmi penerjemah/lembaga | Cap & tanda tangan Notaris | Cap basah & SK Kemenkumham Penerjemah |
| Penggunaan Umum | Aplikasi kampus, dokumen umum non-legal | Keimigrasian, administrasi negara tertentu | Kedutaan, Kemenkumham, Kemlu, Pengadilan |
1. Terjemahan Bersertifikat (Certified Translation)
Terjemahan Bersertifikat adalah hasil terjemahan yang dilengkapi dengan surat pernyataan tertulis (Certificate of Accuracy) dari penerjemah atau lembaga penerjemah. Surat ini menyatakan bahwa isi terjemahan akurat dan sesuai dengan dokumen asli sejauh pengetahuan penerjemah.
Siapa yang membuat? Penerjemah profesional atau agensi terjemahan (tidak harus penerjemah tersumpah).
Kapan digunakan? Umumnya diminta oleh universitas luar negeri, lembaga akademik, atau organisasi swasta yang membutuhkan kepastian bahwa teks telah diterjemahkan secara profesional.
Keunggulan: Proses pengerjaan lebih fleksibel dan biaya relatif lebih terjangkau.
2. Terjemahan Notaris (Notarized Translation)
Terjemahan Notaris menekankan pada legalitas identitas pihak yang menerjemahkan, bukan pada validasi keakuratan isi bahasanya. Notaris tidak memeriksa apakah terjemahan tersebut benar atau salah, melainkan menyaksikan dan memverifikasi bahwa penerjemah menandatangani surat pernyataan keakuratan di hadapan notaris tersebut.
Siapa yang membuat? Penerjemah yang membawa hasil terjemahannya ke Notaris untuk dilegalisasi.
Kapan digunakan? Diperlukan untuk prosedur administrasi pemerintah tertentu di beberapa negara (seperti AS), pengurusan visa tertentu, atau dokumen pengadilan dasar.
Catatan Penting: Notaris memberikan cap dan tanda tangan untuk membuktikan identitas penerjemah, bukan menjamin akurasi bahasa dokumennya.
3. Terjemahan Tersumpah (Sworn Translation)
Terjemahan Tersumpah adalah tingkat tertinggi dalam legalitas terjemahan dokumen. Terjemahan ini dikerjakan oleh Penerjemah Tersumpah (Sworn Translator), yaitu penerjemah yang telah lulus ujian kualifikasi resmi dan diambil sumpahnya oleh pejabat pemerintah berwenang (seperti Kementerian Hukum dan HAM di Indonesia).
Siapa yang membuat? Penerjemah Tersumpah bersertifikat yang memiliki nomor Surat Keputusan (SK) resmi.
Kapan digunakan? Wajib untuk dokumen-dokumen vital bernilai hukum seperti Akta Kelahiran, Surat Nikah, Ijazah, Kontrak Bisnis, Dokumen Gugatan Hukum, serta berkas yang akan diajukan ke Kedutaan Besar, Kementerian Luar Negeri, atau Kemenkumham.
Keunggulan: Memiliki kekuatan hukum mengikat. Dokumen yang dihasilkan dilengkapi cap basah resmi, tanda tangan penerjemah, dan nomor SK pengangkatan yang dapat diverifikasi oleh instansi pemerintah.
Mana yang Harus Anda Pilih?
Pilihan terbaik sepenuhnya bergantung pada persyaratan resmi dari lembaga penerima dokumen Anda:
Gunakan Terjemahan Tersumpah jika dokumen Anda berhubungan dengan hukum, imigrasi resmi, kedutaan besar, atau Kementerian di Indonesia maupun luar negeri. Ini adalah pilihan paling aman untuk menghindari penolakan.
Gunakan Terjemahan Notaris jika instansi penerima (khususnya di negara berbasis sistem hukum tertentu) secara spesifik meminta adanya stempel Notaris pada berkas terjemahan.
Gunakan Terjemahan Bersertifikat untuk keperluan non-pemerintah, seperti persyaratan pendaftaran kuliah atau keperluan internal perusahaan yang hanya membutuhkan jaminan kualitas terjemahan.
Tips: Sebelum memesan jasa penerjemahan, selalu minta rincian persyaratan (requirements) secara tertulis dari instansi, universitas, atau kedutaan tujuan Anda agar jenis terjemahan yang dipesan sesuai dan tepat sasaran.